search
Quy trình số hóa hồ sơ
Trang chủ arrow_rightGiải pháparrow_rightSố hóa & Chuyển đổi số
Quy trình số hóa hồ sơ
Thẻ
Xem nhiều nhất
Giải pháp số hóa tài liệu
visibility
1552 Lượt xem
Giải pháp số hóa tài liệu lưu trữ tổng thể là chủ đề đã và đang được quan tâm trong thời gian gần đây và thực sự trở thành vấn đề cấp bách hàng đầu không thể thiếu đối với các tổ chức
Giải pháp xây dựng lớp học thông minh
visibility
1118 Lượt xem
Lớp học thông minh là giải pháp cho phép tăng cường khả năng tương tác đa chiều giữa giáo viên với học sinh, học sinh với học sinh qua việc dạy nhóm, học nhóm , thảo luận nhóm thông qua phần mềm quả
Giải pháp: Hệ thống quản lý bãi xe
visibility
1048 Lượt xem
Để đáp ứng hiệu quả việc quản lý phương tiện, số lượng các bãi đậu xe ngày càng tăng và nhiều nơi đã bắt đầu sử dụng nhận dạng biển số xe tự động. Nhận dạng biển số xe tự động cho p
Tin cùng chuyên mục
Giải pháp bệnh viện thông minh
Bênh viện thông minh sử dụng dữ liệu và công nghệ để tăng tốc và nâng cao công việc mà các chuyên gia chăm sóc sức khỏe và quản lý bệnh viện đang làm, chẳng hạn như theo dõi công suất sử dụng giư
Giải pháp ngân hàng thông minh
Ngân hàng thông minh là một hình thức ngân hàng hiện đại sử dụng công nghệ để giúp khách hàng quản lý tiền của họ dễ dàng hơn. cho phép người dùng truy cập tài khoản của họ từ mọi nơi bằng đi
Giải pháp tòa nhà thông minh
Tòa nhà thông minh là một tài sản sử dụng các quy trình tự động để kiểm soát các hoạt động như sưởi ấm, thông gió, điều hòa không khí, chiếu sáng, an ninh, an toàn và các hệ thống môi trường khá
Giải pháp thành phố thông minh
Được xây dựng trên nền tảng công nghệ thông tin giúp kết nối và tạo lên một hệ thống hữu cơ tổng thể được kết nối từ nhiều hệ thống thành phần với hệ thống trí tuệ nhân tạo
Quy trình số hóa hồ sơ
visibility
1205 Lượt xem
calendar_month
Ngày cập nhật 2023-05-05 16:41:04
print
In ấn
mail
Gửi qua mail
save
Lưu
Quy trình số hóa hồ sơ
Quy trình số hóa hồ sơ
- Hình thức lữu trữ truyền thống, các tài liệu lưu dạng sổ, bản giấy
- Hồ sơ tài liệu có thể bị hư hỏng do các yếu tố khách quan của môi trường lưu trữ...
- Tìm kiếm, khai thác chậm
Quy trình, thời gian tìm kiếm hồ sơ: 2 đến 4 giờ
CHÚNG TÔI
Tối ưu hóa quy trình khép kín song song với việc ứng dụng công nghệ hiện đại.- Triển khai 5S tại nơi làm việc: sàng lọc - sắp xếp - sạch sẽ - săn sóc - sẵn sàng.
- Tuân thủ nghiêm ngặt các yêu cầu về bảo mật thông tin. VD: nhân viên thuyệt đối không dùng thiết bị di động tại nơi làm việc, đồ dùng cá nhân phải được để trong tủ Locker...
- Hệ thống quản lý tiến độ và chất lượng thông qua Web Monitoring hằng ngày để nâng cao ý thức làm việc.
- Hệ thống thường theo năng suất nhằm động viên tinh thần làm việc Kết quả được thông báo hằng tuần để nhân viên kịp thời thích ứng và điều chỉnh.
QUY TRÌNH SỐ HÓA TÀI LIỆU
Quy trình triển khai số hóa thực tế đảm bảo tiêu chuẩn an ninh thông tin ISO 27001:2013
Quy trình số hóa là một giải pháp toàn diện: từ thu thập tài liệu, sắp xếp và phân loại, scan tài liệu, kiểm tra, nhập liệu, nhập liệu lần 2, đối chiếu, ... đều được thực hiện theo một quy trình khép kín và bảo mật.
Từ đó giúp các đơn vị chuyển đổi tài liệu bản vật lý sang dạng bản mềm trên máy tính để có thể quản lý một cách khoa học và chia sẽ nhanh chóng, dễ dàng hơn.
DIỄN GIẢI QUY TRÌNH
Bước 1: Thu thập tài liệu giấy - Bàn giao các loại sổ
Từ đó giúp các đơn vị chuyển đổi tài liệu bản vật lý sang dạng bản mềm trên máy tính để có thể quản lý một cách khoa học và chia sẽ nhanh chóng, dễ dàng hơn.
DIỄN GIẢI QUY TRÌNH
Bước 1: Thu thập tài liệu giấy - Bàn giao các loại sổ
- Tiếp nhân số gốc bàn giao từ các chuyên viên
- Ký biên bản bàn giao, xác nhân số lượng, tình trạng tài liệu.
Bước 2: Kiểm đếm, sắp xếp, phân loại tài liệu
- Sắp xếp, phân loại sổ theo loại số, năm, khu vực.
- Phân loại giấy: cũ nát - dễ gãy và bung gáy để đưa máy scan chuyên dụng.
- Đánh số trang.
Bước 3: Quét tài liệu
- Đối với từng loại tài liệu hồ sơ sẽ thực hiện trên các loại máy quét khác nhau
- Trong trường hợp số hóa dạng quyển không tháo gáy thì lựa chọn máy scan A3 flatbed
Bước 4: Kiểm tra tập tin đầu ra
- Sau khi qua máy quét, tập tin đầu ra là tập tin pdf, tiêu chuẩn 300dpi.
- Quy cách đặt tên và sắp xếp thư mục cũng tuân theo quy định.
Tập tin quét được kiểm tra qua 2 lần:
-
Lần 1: Kiểm tra 100% tập tin đầu ra
- Lần 2: Kiểm tra xác suất 30% tập tin
Bước 5: Nhập dữ liệu theo trường
Các trường dữ liệu theo thông tin quy định của Chủ đầu tư
Áp dụng một trong hai phương pháp hoặc hỗn hợp cả hai:
- Nhập tự động
- Nhập trực tiếp
Bước 6: Kiểm tra dữ liệu sau khi nhập
Bước 7: Kết xuất dữ liệu
Bước 8: Trả hồ sơ
- Kiểm đếm sổ, chỉnh sữa những sổ bị bung gáy vì giấy cũ.
- Ký biên bản bàn giao, xác nhận số lượng, tình trạng tài liệu
LỢI ÍCH
- Hồ sơ bản cứng vẫn được lưu trữ như trước
- Tăng tuổi thọ tài liệu
- Tăng hiệu quả công việc: giải quyết được nhiều hồ sơ, yêu cầu/ ngày
Default information