Quy trình số hóa hồ sơ

English

Tiếng Việt

Giải pháp Giải pháp

UPS

751 Lượt xem - 05/05/2023

Quy trình số hóa hồ sơ

Hình thức lữu trữ truyền thống, các tài liệu lưu dạng sổ, bản giấy
Hồ sơ tài liệu có thể bị hư hỏng do các yếu tố khách quan của môi trường lưu trữ...
Tìm kiếm, khai thác chậm

Quy trình, thời gian tìm kiếm hồ sơ: 2 đến 4 giờ

CHÚNG TÔI

Tối ưu hóa quy trình khép kín song song với việc ứng dụng công nghệ hiện đại.
Triển khai 5S tại nơi làm việc: sàng lọc - sắp xếp - sạch sẽ - săn sóc - sẵn sàng.
Tuân thủ nghiêm ngặt các yêu cầu về bảo mật thông tin. VD: nhân viên thuyệt đối không dùng thiết bị di động tại nơi làm việc, đồ dùng cá nhân phải được để trong tủ Locker...
Hệ thống quản lý tiến độ và chất lượng thông qua Web Monitoring hằng ngày để nâng cao ý thức làm việc.
Hệ thống thường theo năng suất nhằm động viên tinh thần làm việc Kết quả được thông báo hằng tuần để nhân viên kịp thời thích ứng và điều chỉnh.

QUY TRÌNH SỐ HÓA TÀI LIỆU

Quy trình triển khai số hóa thực tế đảm bảo tiêu chuẩn an ninh thông tin ISO 27001:2013

Quy trình số hóa là một giải pháp toàn diện: từ thu thập tài liệu, sắp xếp và phân loại, scan tài liệu, kiểm tra, nhập liệu, nhập liệu lần 2, đối chiếu, ... đều được thực hiện theo một quy trình khép kín và bảo mật.

Từ đó giúp các đơn vị chuyển đổi tài liệu bản vật lý sang dạng bản mềm trên máy tính để có thể quản lý một cách khoa học và chia sẽ nhanh chóng, dễ dàng hơn.

DIỄN GIẢI QUY TRÌNH

Bước 1: Thu thập tài liệu giấy - Bàn giao các loại sổ

Tiếp nhân số gốc bàn giao từ các chuyên viên
Ký biên bản bàn giao, xác nhân số lượng, tình trạng tài liệu.

Bước 2: Kiểm đếm, sắp xếp, phân loại tài liệu

Sắp xếp, phân loại sổ theo loại số, năm, khu vực.
Phân loại giấy: cũ nát - dễ gãy và bung gáy để đưa máy scan chuyên dụng.
Đánh số trang.

Bước 3: Quét tài liệu

Đối với từng loại tài liệu hồ sơ sẽ thực hiện trên các loại máy quét khác nhau
Trong trường hợp số hóa dạng quyển không tháo gáy thì lựa chọn máy scan A3 flatbed

Bước 4: Kiểm tra tập tin đầu ra

Sau khi qua máy quét, tập tin đầu ra là tập tin pdf, tiêu chuẩn 300dpi.
Quy cách đặt tên và sắp xếp thư mục cũng tuân theo quy định.

Tập tin quét được kiểm tra qua 2 lần:

Lần 1: Kiểm tra 100% tập tin đầu ra
Lần 2: Kiểm tra xác suất 30% tập tin

Bước 5: Nhập dữ liệu theo trường

Các trường dữ liệu theo thông tin quy định của Chủ đầu tư
Áp dụng một trong hai phương pháp hoặc hỗn hợp cả hai: