Bên cạnh lưu lượng thông tin phát sinh hàng ngày dưới dạng thông tin số, các tổ chức còn đứng trước một thách thức không nhỏ: Một khối lượng khổng lồ Thông Tin Và Tài Liệu Giấy Tờ Quá Khứ tích tụ từ vài năm thậm chí hàng chục năm, với khối lượng quy đổi lên đến hàng chục triệu trang giấy A4, với chất lượng từ tốt đến kém, thậm chí rất kém, dễ bị hư hỏng nhanh.

Thay vì phải đề xuất một kế hoạch chi trả lớn để đầu tư trang thiết bị và con người cho số hóa của Doanh nghiệp, trong khi vẫn quan ngại về khả năng xử lý các vấn đề phát sinh, việc Sử Dụng Dịch Vụ Thuê Ngoài Để Số Hóa lượng lớn giấy tờ quá khứ sẽ là một lựa chọn đáng cân nhắc và mang lại hiệu quả toàn diện cho doanh nghiệp, bỏ qua được hàng loạt rủi ro chuyên môn.

Dịch vụ Số Hóa Tài Liệu được phát triển chuyên nghiệp và toàn diện, giúp mang lại cho bạn chất lượng quy trình và hiệu quả chi phí cao nhất. Những ưu thế tại thị trường Việt Nam hiện nay:

QUY TRÌNH SỐ HÓA
Nhân viên mang máy scan đến thực hiện tại địa điểm do khách hàng chỉ định. Quy trình số hóa thông thường thực hiện qua những bước sau:

1. Nhận tài liệu: Tiếp nhận tài liệu từ người đại diện khách hàng. Trong trường hợp khách hàng yêu cầu, tất cả nhân viên phụ trách việc scan sẽ ký cam kết bảo mật tuyệt đối thông tin nhận từ khách hàng để xử lý.

2. Chuẩn bị tài liệu: Các bìa cứng, kẹp giấy, đinh kẹp đều được tách khỏi tài liệu. Sau đó, tài liệu được phân loại bằng mã vạch (barcode) và kiểm tra chất lượng để tách riêng những trang giấy bị rách hoặc kém chất lượng.

3. Scan, tách bộ, lập chỉ mục và kết xuất:

-    Toàn bộ tài liệu được đưa vào scan với các thiết bị chuyên dụng, năng suất tối đa có thể đạt được là 100.000 tờ/ngày.
-    Tách bộ tài liệu tự động bằng mã vạch, hoặc trang phân tách.
-    Kiểm tra chất lượng ảnh 100% ảnh quét, thực hiện thao tác quét lại, quét bổ sung tài liệu nếu cần thiết.
-    Lập chỉ mục (hay còn gọi là biên mục tài liệu) bằng các công nghệ nhận dạng tự động OCR, OMR, ICR… kết hợp với thao tác soát xét, kiểm tra khi cần thiết.
-    Kết xuất kết quả theo đúng yêu cầu của khách hàng và với định dạng TIFF, JPEG, PDF, hoặc Searchable PDF… vào thẳng Hệ Thống Lưu Trữ Điện Tử của khách hàng, hoặc lưu tạm vào một thư mục trung gian để sẵn sàng chuyển đổi vào hệ thống.
-    Lưu lại các phiên làm việc, phục vụ cho công tác truy vết hoặc các trường hợp cần thay đổi tiêu chuẩn kết xuất.

4.Hoàn tất tài liệu sau scan: Nhân viên của chúng tôi tiến hành chuẩn bị tài liệu theo đúng mục đích và yêu cầu đã được thỏa thuận, để tài liệu giấy đã số hóa được sẵn sàng đưa vào lưu trữ lâu dài hoặc đem hủy bỏ.
 

MÔ TẢ TỔNG QUAN

1. Số hoá tài liệu

• Thu thập tài liệu gốc
• Quét tài liệu
• Số hoá nhận dạng ký tự (OCR)
• Biên mục tài liệu
• Kiểm tra dữ liêu đã tạo lập

• Phân hệ phần mềm quét số hóa

• Phân hệ phần mềm quản lý và khai thác tài liệu điện tử